← Tilbake

Integritetspolicy

Gäller från 30 October 2026 · VOCA (vocasolutions.com)

VOCA ("VOCA", "vi", "oss") är en tjänst som drivs av VOCA Solutions AB, Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige. Den här policyn beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du använder vocasolutions.com och de meddelandekanaler som VOCA hanterar för våra kunders räkning (webbchatt, telefon/röst, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, SMS och e-post).

Vår roll. VOCA tillhandahåller en AI-assistent som hanterar inkommande konversationer åt företag (t.ex. restauranger) och omvandlar dem till bokningar. När en gäst skriver eller ringer till ett anslutet företag behandlar VOCA uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det företaget (personuppgiftsansvarig). För besökare på vocasolutions.com och för våra direkta kunder är VOCA personuppgiftsansvarig. VOCA är också självständig personuppgiftsansvarig för pseudonymiserade konversations- och driftuppgifter i den begränsade omfattning som beskrivs i avsnitt 2.

1. Uppgifter vi behandlar

2. Hvordan vi bruker opplysningene

For tilknyttede bedrifter brukes opplysningene til å levere tjenesten: svare på meldinger, gjøre og håndtere bestillinger, sette samtaler videre til personale ved behov, sende bekreftelser og, på bedriftens oppdrag, sende påminnelser og andre meldinger i saken og tilbud til dem som har samtykket eller ikke har protestert. Du kan alltid protestere mot tilbud, for eksempel ved å svare STOPP eller bruke lenken i meldingen. For drift, feilsøking og forbedring av tjenesten bruker VOCA i tillegg pseudonymiserte opplysninger om samtaler og bruk for egen regning som behandlingsansvarlig, på grunnlag av vår berettigede interesse. Identifiserbare opplysninger brukes da bare for bedriften du kontaktet, og statistikk som forlater tjenesten, er anonymisert og slått sammen. For samtaler til våre demo- og salgslinjer gjelder også avsnittet nedenfor. Vi bruker ikke meldingene dine til å trene generelle KI-modeller og selger ikke samtaleinnhold. For bedriftskontaktopplysninger gjelder også avsnitt 6.

Assistentens hukommelse

Har du kontaktet en tilknyttet bedrift tidligere, kan assistenten huske det. Når en samtale er over, skriver AI-en vår et kort notat: hva du ville, hva som skjedde, hva som fortsatt er åpent og varige opplysninger som hjelper neste gang, for eksempel et ønske om bord eller hvilken bil du har på service. Notatet hører til bedriften du kontaktet og kan brukes ved alle dens avdelinger og i alle kanaler. Neste gang du tar kontakt, leser assistenten notatet, kan hilse på deg med navn og spør før den bruker noe den husker.

Helseopplysninger, for eksempel allergier, lagres bare hvis du selv har sagt dem og godtatt at de lagres. De brukes aldri i telefonsamtaler eller SMS, fordi et nummer kan forfalskes. En e-post der avsenderen ikke kan bekreftes, får ingen hukommelse. Notatene skrives via den samme AI-veien som svarene våre (avsnitt 6) og brukes ikke til å trene AI-modeller.

Bedriften er behandlingsansvarlig og VOCA er databehandler. Notatene lagres i høyst 12 måneder og aldri lenger enn bedriftens lagringstid. Bedriften kan slå av hukommelsen. Du kan protestere mot hukommelsen og be om at den slettes (avsnitt 10). Slettes kontakten din, slettes også hukommelsen.

VOCA sine demo- og salgslinjer

Når du ringer en av VOCA sine demo- eller salgslinjer, svarer KI-assistenten vår. Demolinjene viser hvordan assistenten kan hjelpe en eksempelbedrift. På salgslinjen svarer assistenten for VOCA. Samtalen transkriberes. Til oppfølgingslisten lagrer vi nummeret operatøren viser, når du ringte, hvilken linje du ringte, samtalens lengde og hva som skjedde, for eksempel en forespørsel eller et brutt anrop. Oppfølgingslisten omfatter alle bedriftsdemoene våre på telefon, unntatt restaurantdemoer. Samtaler til kundene våre inngår heller ikke i listen. For demo- og salgslinjer som tidligere ikke var med, bruker vi bare nye samtaler etter at denne informasjonen er publisert og den utvidede innsamlingen har startet. Eldre samtaler fra disse linjene legges ikke til listen.

VOCA er behandlingsansvarlig for denne oppfølgingen. Vi bruker opplysningene til å vurdere om VOCA passer for bedriften din og til å ringe deg om tjenesten vår. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse. Regler og en KI-modell vurderer samtalen. Opplysninger du gir om din egen bedrift veier tyngst. En oppdiktet bestilling hos demobedriften bekrefter ikke en tilknytning til en bedrift. Samtalekvaliteten vurderes separat. Vurderingen hjelper salgsteamet med å velge hvem vi kontakter først. En person gjennomgår opplysningene og bestemmer neste steg. Vi kan kontrollere bedriftstilknytningen mot offentlige bedriftskilder. Når en person har gjennomgått og godkjent kontakten, kan vi overføre bekreftede opplysninger om bedriften din, navn, telefonnummer og e-postadresse til HubSpot. Kontaktopplysninger kan også overføres mellom HubSpot og Apollo gjennom CRM-koblingen vår. Med din tillatelse kan vi sende en begrenset e-postserie gjennom Apollo om bestilling eller oppfølging av en demo du ikke møtte til. Serien stopper når du svarer, når vi registrerer en bestilling, når du sier nei, når e-post ikke kan leveres, eller når serien er ferdig. Vi sender ikke lyd eller fullstendige transkripsjoner fra demosamtaler til HubSpot eller Apollo. Du kan når som helst protestere mot flere salgshenvendelser, i samtalen, når vi ringer tilbake, eller til herman@vocasolutions.com. Da stopper vi oppfølgingen.

Interne varsler i Slack inneholder korte samtaleopplysninger for salgsteamet vårt. Nummeret ditt kan vises der når det trengs for å ringe deg tilbake. Nummeret ditt sendes aldri til Meta, verken direkte eller i kodet form. Vi kan bare fortelle Meta at samtalen fant sted når et anrop til en annonselinje følger ett entydig samsvarende klikk på nummeret på annonsesiden vår, og du har godkjent markedsføringskapsler. Da bruker vi bare klikk- og nettleser-ID-ene Meta satte, og nettleserens tekniske navn (user agent), slik at annonsene våre kan nå lignende bedrifter. Andre demo- og salgssamtaler rapporteres ikke til Meta. Vi sender aldri lyd eller fullstendige transkripsjoner til Slack eller Meta.

Opplysningene i samtalelisten slettes innen 35 dager. Har vi snakket med deg om VOCA eller gjennomgått og kvalifisert kontakten for salg, lagres salgsopplysningene i høyst 12 måneder etter den siste salgshendelsen. En vanlig endring av kontaktopplysninger forlenger ikke tiden. Hvis du protesterer mot flere salgshenvendelser, lagrer vi en kodet sperremarkering uten nummer eller navn, slik at valget ditt gjelder også senere. Selve transkripsjonen følger demobedriftens lagringstid for samtalehistorikken. Du kan be om innsyn, retting eller sletting etter avsnitt 10.

Prøvesamtaler på vocasolutions.com/start

Når du prøver assistenten vår på /start, leser vi den offentlige nettsiden din for å bygge en prøveassistent. Hvis du deretter trykker Lagre eller ber oss sende lenken, lagrer vi e-postadressen din, mobilnummeret ditt hvis du skrev et, nettsiden og hvor lenge prøvesamtalen varte. Vi lagrer ikke lyd eller utskrift av samtalen. VOCA er behandlingsansvarlig.

Vi bruker opplysningene til å opprette kontoen og til én personlig oppfølging, på e-post eller telefon, av prøven du selv startet. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse. Tips om hvordan du får mer ut av tjenesten sender vi bare hvis du krysser av i ruten for det. Opplysningene lagres i 12 måneder etter siste kontakt. En prøveassistent som ingen lagret, slettes etter 30 dager. Du kan protestere når du vil ved å svare på e-posten vår eller skrive til herman@vocasolutions.com. Vi stopper da oppfølgingen.

3. Data från Meta-plattformar (Messenger, Instagram och WhatsApp)

När ett företag ansluter sin Facebook-sida, sitt Instagram-konto eller sitt WhatsApp-nummer tar VOCA emot de meddelanden som gäster skickar till det företaget, via Metas API, för att kunna svara. Denna data behandlas åt företaget, lagras hos VOCA inom EU och raderas enligt avsnitt 9. Metas egen behandling och dirigering kan ske utanför EU/EES enligt Metas villkor. Den delas inte vidare av VOCA och används inte för annonsering eller modellträning. Du kan när som helst begära radering (se avsnitt 10 och vår sida om dataradering).

4. Data från Google och Microsoft (kalender och ansluten brevlåda)

Ett anslutet företag kan välja att koppla sin Google Kalender eller sin Outlook-kalender i Microsoft 365 till VOCA för att hantera bokningar. Med företagets uttryckliga medgivande (via OAuth) läser VOCA kalenderns tillgänglighet och skapar, ändrar och avbokar bokningshändelser i den kalendern. Åtkomsten används enbart för denna bokningsfunktion.

Vi använder inte data från Google eller Microsoft för annonsering, vi säljer den aldrig, vi delar den inte vidare för andras egna syften, och vi använder den inte för att utveckla, förbättra eller träna AI-/ML-modeller. Ingen människa läser data från Google eller Microsoft utom när det krävs för säkerhet eller felsökning, enligt lag, eller med användarens uttryckliga medgivande.

Voca's use and transfer of information received from Google APIs (including Google Workspace APIs) to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Företaget kan när som helst koppla bort kalendern i Vocas portal eller återkalla Vocas åtkomst på myaccount.google.com/permissions. Åtkomst-token lagras krypterad (se avsnitt 7) och raderas när kopplingen tas bort. För Microsoft sker återkallelsen i stället i företagets Microsoft 365-konto.

Om ett anslutet företag använder Vocas Gmail-tillägg (inkorgsassistenten, avsnitt 5) läser tillägget endast det mejl som medarbetaren själv har öppet, för att skriva in ett svarsförslag i medarbetarens eget utkast och, när medarbetaren själv väljer det, utföra en bokningsåtgärd (se avsnitt 5 för hur det går till). Tillägget har ingen åtkomst till brevlådan i övrigt, och samma Limited Use-åtagande som ovan gäller.

I en pilot kan ett inbjudet företag dessutom ansluta sin egen brevlåda hos Google (Gmail) eller Microsoft 365 till VOCA. Med företagets uttryckliga medgivande (OAuth) läser VOCA då gästmejl i den anslutna brevlådan för att besvara dem på samma sätt som i andra kanaler, och skickar svaren från brevlådan. Åtkomst-token lagras krypterad och raderas när kopplingen tas bort, och företaget kan när som helst koppla bort brevlådan i portalen eller återkalla åtkomsten hos Google eller Microsoft. Samma åtagande om begränsad användning som ovan gäller: inget används för annonsering eller modellträning.

5. Inkorgsassistenten (tillägg i webbläsaren och e-postprogrammet)

Personal hos anslutna företag kan använda inkorgsassistenten. Ett tillägg i webbläsaren eller e-postprogrammet som föreslår svar på kundmejl. När medarbetaren själv klickar på "Föreslå svar" skickas texten i det öppnade eller markerade mejlet (ämne, avsändarnamn och innehåll) till VOCA, som tar fram ett svarsförslag med hjälp av vår AI-väg (avsnitt 6).

Innehållet behandlas då endast tillfälligt för att skapa förslaget: mejlets innehåll lagras inte hos VOCA, kopplas inte till någon konversationshistorik och används aldrig för att träna AI-modeller (modellleverantören får enligt våra anrop inte spara innehållet eller använda det för träning). Inget skickas utan att medarbetaren själv klickar, och själva svarsförslaget skickas aldrig automatiskt. Medarbetaren granskar, redigerar och skickar svaret själv från sin egen e-postadress.

Tar det anslutna företaget emot bokningar kan medarbetaren dessutom, när kundens mejl gäller en bokning, välja att utföra en bokningsåtgärd direkt från inkorgen. Boka en ny tid, flytta en befintlig tid eller avboka. Det sker aldrig automatiskt: assistenten föreslår åtgärden utifrån kundens mejl, men den genomförs först när medarbetaren själv granskar uppgifterna, klickar på åtgärden och bekräftar den. När medarbetaren gör det:

VOCA behandlar i samtliga fall uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt det anslutna företaget.

6. Leverandører og deres roller

Vi bruker Supabase (database, EU), Vercel (hosting i Stockholm, KI-gateway og besøks- og ytelsesmåling), Google Vertex AI (KI-svar med forespurt EU-inferens via gatewayen), Anthropic (Claude-modellen; direkte bare som reserve- eller nødvei), ElevenLabs (tale, USA), 46elks (telefoni/SMS, EU), Mailgun (e-post, EU), Railway (talebro og bakgrunnsarbeid, EU), Google og Microsoft (kalender og, i piloten, tilknyttet postkasse, når bedriften kobler dem til), Meta (Messenger, Instagram og WhatsApp), Telegram (når bedriften kobler til kanalen), Cloudflare Turnstile (botbeskyttelse), Sentry (feilsporing med rensede feilrapporter) og PostHog (informasjonskapselløs produktanalyse, avsnitt 12). Betalinger for våre egne abonnementer går via Stripe (kort) og Fortnox (faktura); kortnumre når aldri VOCA. Når en bestilling gjøres, sendes opplysningene bestillingen krever til bedriftens eget bestillingssystem, som bedriften selv har avtale med. Hos bedrifter som har lagt til egne kilder (nettsted, nettsider eller dokumenter) sender vi et søk til ElevenLabs i USA for hver melding i tekstkanalene (nettchat, SMS, e-post, WhatsApp, Telegram, Instagram og Messenger) som spør om noe eller beskriver en sak på seks ord eller mer. Søket består av setningene som stiller spørsmålet, eller hele meldingen når ingen setning er et direkte spørsmål. Telefonnumre, personnumre, kortnumre og andre tall med seks sifre eller flere maskeres; e-postadresser og lenker maskeres også. Navn og adresser i meldingen maskeres ikke. Når assistenten selv søker i kildene, sendes dens eget søk, maskert på samme måte. Bedriftenes egne kilder lagres hos ElevenLabs som kunnskapsbase. Søket oppretter ingen samtale hos ElevenLabs. For demo- og salgslinjer bruker vi også Slack til interne varsler, HubSpot til kundehåndtering og Apollo til e-postoppfølging. For demo- og salgssamtaler bruker vi Meta til annonsemåling bare på den begrensede måten som er beskrevet ovenfor. HubSpot er databehandler for CRM-data. Ved berikelse eller sporingskode med aktivert Intent-datadeling er HubSpot selvstendig behandlingsansvarlig for denne behandlingen. Apollo kan bruke bedriftskontaktopplysninger fra CRM-koblinger, tilknyttede e-postkontoer og kontaktoppdateringer i sin egen bedriftsdatabase. Apollo er selvstendig behandlingsansvarlig for denne databasen og kan gjøre opplysningene tilgjengelige for andre kunder. Leverandørenes egne personvernerklæringer og lagringstider gjelder for deres selvstendige behandling. VOCAs grense på 12 måneder gjelder vår salgsoppfølging. Kontakt herman@vocasolutions.com for å bruke rettighetene dine hos VOCA. Forespørsler om Apollos egen database kan også sendes til privacy@apollo.io.

Vi bruker også HubSpot til VOCAs eget kunderegister over bedrifter i prøveperiode, betalende kunder og kunder som har sagt opp abonnementet. Hva som lagres der og hvor lenge, står i avsnitt 12.

7. Datasäkerhet och skydd av känsliga uppgifter

Vi skyddar personuppgifter (inklusive känsliga uppgifter och data från Google och Meta) med tekniska och organisatoriska åtgärder:

8. Lagring og plassering

Databasen til VOCA ligger i EU (Supabase, Stockholm), nettstedet og portalen hos Vercel i Stockholm og bakgrunnsarbeidet hos Railway i Amsterdam. KI-svar i tekstkanalene kjøres med forespurt EU-inferens hos Google Vertex AI via Vercels gateway, men gatewayens egen behandling kan skje utenfor EU/EØS, og en aktivert direkte reservevei til modellleverandøren kan innebære behandling i USA. Taleleverandøren vår ElevenLabs behandler samtaler i USA og lagrer transkripsjoner der i 30 dager. Lyden tas ikke opp. ElevenLabs behandler også søk fra tekstmeldinger i USA og lagrer bedriftenes egne kilder der som kunnskapsbase (se avsnitt 6). Metas og Telegrams egen ruting kan skje utenfor EU/EØS. HubSpot, Apollo og andre leverandører kan også behandle opplysninger utenfor EU/EØS, blant annet i USA. HubSpots og Apollos offentliggjorte databehandleravtaler beskriver Data Privacy Framework der det gjelder, og EUs standard kontraktsvilkår for overføringer som trenger den beskyttelsen. Hvilken beskyttelse som gjelder, avhenger av overføringen og den gjeldende avtalen. Kontakt herman@vocasolutions.com for informasjon om beskyttelsen av opplysningene dine.

9. Lagringstid

Innehållet i konversationer sparas under den lagringstid det anslutna företaget har ställt in, som standard 12 månader och som kortast 30 dagar. När tiden har gått ut anonymiseras meddelandeinnehållet automatiskt och kan inte återskapas. Assistentens minnesanteckningar sparas i högst 12 månader och aldrig längre än företagets inställda lagringstid. Boknings- och ärendeuppgifter kan sparas längre som företagets verksamhetsunderlag, och uppgifter som krävs för bokföring sparas så länge lagen kräver. I säkerhetskopior kan raderade uppgifter finnas kvar i högst sju dagar. Du eller företaget kan begära radering tidigare (avsnitt 10).

10. Dina rättigheter (GDPR)

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt att invända mot behandling. För att utöva dina rättigheter, eller för att radera dina uppgifter, se vocasolutions.com/data-deletion eller kontakta oss nedan. Du har även rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

11. Barn

Tjänsten riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

12. Kakor, besöksstatistik och annonsmätning

Vi sätter inga kakor för annonsmätning förrän du har godkänt det. Godkänner du laddar vi Metas pixel, som sätter kakorna _fbp och _fbc. De låter oss se vilka annonser som leder till besök, demoförfrågningar och köp. Nödvändiga kakor för inloggning, språkval och skydd mot robotar (Cloudflare Turnstile, som kontrollerar webbläsarsignaler och IP-adress) kräver inget samtycke och sätts alltid.

Samma händelser skickas också från vår server till Meta via Conversions API. Din e-postadress omvandlas då till en kryptografisk kod innan den lämnar oss, och vi skickar aldrig innehållet i dina konversationer. Meta är själv personuppgiftsansvarig för hur de använder uppgifterna. Du ändrar ditt val när du vill via länken längst ner på sidan, och tar du tillbaka samtycket raderas kakorna direkt.

Vi räknar besök på våra publika webbsidor med Vercel Web Analytics. Den sätter inga kakor och sparar inget på din enhet, och den är på oavsett ditt val om kakor. Vercel registrerar vilken sida som besöks, vilken webbplats besökaren kom från, ungefärlig plats (land, region och stad), webbläsare, operativsystem och typ av enhet. Besökare skiljs åt med en kod som Vercel räknar fram ur förfrågan och kastar efter 24 timmar. Enligt Vercel kopplas uppgifterna inte till någon person eller IP-adress.

Den räknar inte besök i portalen, på gästers bokningslänkar, i chatten eller i inbäddade widgetar. Innan en sidvisning skickas bygger vi om adressen så att bara sidans sökväg och kampanjparametrar (utm) följer med. Koden i en demolänk tas bort. Går adressen inte att rensa säkert skickas ingen sidvisning alls.

Når du oppretter en konto, lagrer vi sammen med kontoen kampanjeparametrene (utm) i adressen du sist kom inn via, koden i en kunde- eller innholdsskaperlenke hvis du fulgte en slik, hvilken side du startet på under besøket og om du hadde godtatt informasjonskapsler for annonsemåling. Vi bruker dette til å se hvilken markedsføring som gir nye kunder, basert på vår berettigede interesse. Opplysningene slettes når kontoen slettes. I kunderegisteret vårt i HubSpot lagrer vi i tillegg bedriftens navn, om bedriften er i en prøveperiode, betaler (med kort eller faktura) eller har sagt opp abonnementet, når det skjedde og hvor det kom fra: en innholdsskapers lenke (vi lagrer innholdsskaperens bedriftsnavn), en annen kundes kode (uten å nevne kunden) eller markedsføring (kampanjeparametrene, bare hvis du godtok informasjonskapsler for annonsemåling). Vi bruker dette til å følge opp prøveperioder og kunder og til å se hvilke kilder som gir betalende kunder, basert på vår berettigede interesse. Kontaktopplysninger, beløp og samtaler fra kontoen overføres ikke dit. Oppføringen slettes når kontoen slettes, og senest 12 måneder etter at abonnementet har tatt slutt. En slettet oppføring kan gjenopprettes i HubSpot i opptil 90 dager og slettes deretter permanent.

Vi mäter också hur våra egna sidor och portalen används med PostHog och hur snabba sidorna är med Vercel Speed Insights. Inget av dem sätter kakor eller sparar något på din enhet: PostHogs identifierare lever bara i flikens minne, och i portalen kopplas händelser till ditt interna användar-ID utan namn eller e-post. Vi skickar bara sidvisningar, namngivna händelser som antal, val och steg samt rensade felrapporter, aldrig innehållet i konversationer eller bokningar, och vi spelar inte in sessioner. Sidans adress rensas innan den skickas, så att koder i boknings- och avregistreringslänkar inte följer med.

13. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar publiceras på den här sidan med nytt datum.

14. Kontakt

VOCA Solutions AB · Barkerivägen 20, Saltsjö-Boo, Sverige
E-post: herman@vocasolutions.com

Integritetspolicy | VOCA